Millnet BI - en ledande Qlik Elite Partner sedan år 2010
Test

Budget 2019
Excel - vän eller fiende?

Budget 2019
Excel - vän eller fiende?

Vi har under årens lopp mött många business controllers och ekonomichefer som uttryckt frustration kring hur deras budgetarbete fungerar. Vi får ofta höra att det tar för mycket tid, inte kommer ned på djupet och kräver en stor manuell arbetsinsats med mycket klipp/klistra. 

De flesta företag vi möter lägger intressant nog ned mycket mer tid på att titta bakåt än framåt. Bilden är budgetarbetet tyvärr tar musten och lusten ur många vilket gör att arbetet med den löpande framåtblicken blir lidande. Hur ser det ut hos er? 

Innehåll


Tiderna förändras – jobbar ni på rätt sätt?

Planering är i grund och botten det strukturerade och framåtblickande arbete man gör med syftet att nå framgång. Det intressanta är att metoderna organisationer än idag använder för att strukturerat blicka framåt går långt tillbaka i tiden.

Redan 1922 skrev James McKinsey (för övrigt grundaren av företaget McKinsey) boken Budgetary Control där han utvecklade tankarna kring hur man uppnår förbättrad organisationell kontroll genom upprättandet av en årlig budget. Sedan dess har budgeten varit ett centralt verktyg i de flesta verksamheter för att upprätthålla finansiell kontroll och staka ut kursen för kommande verksamhetsår.

Det är en stor skillnad på att verka år 2018 jämfört med år 1922. För 95 år sedan var de fysiska barriärerna fler, kommunikationen långsammare och världen inte lika multi-dimensionell som idag. Trycket från konkurrenter var lägre och så även antalet händelser som kunde tänkas påverka den plan man lagt.

Testa Qlik Sense och kom igång med bättre analys och rapportering

Snabba upp ditt budgetarbete

Tar budgeten mycket tid och kraft?

Med Planacy kan du lyfta er process. Arbeta snabbare. Enklare. Med data du kan lita på.

Nu är det annorlunda.För att vara framgångsrik idag behöver företag kunna navigera i konstant förändring och i ett uppvridet konkurrenstryck. Något som kräver snabbrörlighet, framåtblick och en förmåga att tidigt känna av och reagera på förändringar.

Vid sidan av de externa förändringarna så finns det en stor intern utmaning i att få mixen av process, organisation och IT-stöd att fungera ihop och dra åt samma håll. Det ena området påverkar det andra och att investera i bättre verktyg är ingen universallösning trots lockelserna från systemleverantörerna. I slutändan är det människor som skall komma överens, dra åt samma håll och göra det på ett effektivt sätt.

Men - varför göra saker svårare än det behöver vara? Excel är ett fantastiskt verktyg men det är inte byggt för att vara ett budgetstöd. Låt oss titta närmare på utmaningarna!

Excel – världens mest använda produktivitetsverktyg

styrkor excel budget

Vilket verktyg kan vara bättre än Excel för den som tycker om att göra saker själv? Flexibiliteten finns definitivt. Med Excel går det att modellera alla typer av problemställningar och addera ett nästintill oändligt antal detaljer.

Det är utan tvekan en bedrift att Excel som lanserades för över 30 år sedan fortfarande är så pass relevant som det är. Programmet är enkelt att hantera, snabbt att arbeta med och har mycket funktionalitet under huven. Inte undra på att det blivit världens mest använda produktivitetsverktyg!

Det finns många företag som valt att investera i olika typer av lösningar som syftar till att ersätta Excel men som snabbt märkt att de inte lyckas. Anledningen är enkel. Om inte de nya systemen är tillräckligt flexibla och snabba så kommer användarna ta saken i egna händer. De hämtar ut data från stödsystemen, läser in det i Excel och gör de beräkningar, formateringar och modelleringar som krävs. Allt för att få vardagen att fungera.

Får era processer plats i kalkylbladen?

Låt oss titta på hur budgetarbetet ser ut för många:

  • budget prognos med excel hell 2Varje avdelning brukar ha en mall som prepareras manuellt av ansvarig och som sedan modifieras per nytt budgettillfälle. Just prepareringen kan vara mer eller mindre jobbig beroende på hur lättillgänglig data är och vilken kvalité samt aggregeringsnivå som krävs på data

  • Mallarna skickas ut till budgetörerna, fylls i och skickas sedan via e-post till en överordnad som ger feedback eller godkänner. Dokumenten skickas på detta sätt fram och tillbaka, kommenteras och ändras tills alla inblandade är nöjda (eller helt enkelt tröttnar)

  • När respektive avdelning är klar skickas slutligen underlagen tillbaka till övergripande ansvarig (oftast controller / CFO) som konsoliderar och tar fram de ytterligare underlag som krävs. Om processen drivs med Excel och e-post så blir det en ofta högst manuell, tidsslukande och tidsutsträckt process

Samma egenskaper som gjorde Excel så attraktivt i början skapar problem när komplexiteten i verksamheten ökar och fler medarbetare skall involveras. Undersökningar visar t.ex. att organisationer skall vara nöjda om budgetarbetet går att driva igenom på 4-6 veckor. För många kan processen från start till stängning ta upp till tre månader. Hur ser det ut för er?

svagheter excel budget arbeteNedan situationer beskriver några typiska utmaningar vi hört uttryckas under årens lopp:

  • ”Vi vet inte vem som har gjort vad i processen och när det gjordes”

  • ”Det är bara Thomas som fattar hur alla Excel-dokument, flikar och formler hänger ihop"

  • ”Det tar mer tid att förbereda och verifiera data, driva processen och underhålla kalkylbladen än att göra själva budgeten och analysen”

  • ”Det händer att jag upptäcker felskrivna data, trasiga formler och felande länkar. Då får jag lägga tid på att dubbelkolla allt så inte underlagen blir fel”

  • ”Vissa budgetberäkningar har blivit så komplicerade att inte ens den som upprättar budgeten kan följa dem”

  • ”Det är svårt att göra analyser, till exempel när vi vill veta hur kvartalets resultat blev jämfört med plan och förra årets utfall. Dessutom är det svårt att enkelt få in de förändringar som sker under året t.ex. när en produkt behöver byta produktgrupp”

De 3 största utmaningarna med Excel

Om vi skall försöka oss på att sammanfatta utmaningarna med en Excel-driven budgetprocess i några rot-problem så har vi hos våra kunder sett utmaningar inom i huvudsak tre områden:

Svajande och opålitlig datakvalité

data

Att göra budgetarbetet i Excel innebär att lägga en hel del tid på manuellt arbete med data. Det skall hämtas, beredas, verifieras, justeras, itereras, uppdateras och konsolideras. Allt görs i Excel-filer som skall låsas, skickas, tas emot, sparas, editeras, kommenteras, skickas igen, tas emot, konsolideras, granskas osv.

Alla manuella steg öppnar upp för fel längs vägen. Det är inte bara det att fel uppstår. De kan i sin tur leda till att fler fel uppstår längre ned i kedjan av ihopkopplade datapunkter.

Att systematiskt skydda sig mot fel i en Excel-tung process är svårt och att i efterhand hitta felen är ännu svårare. Ju fler Excel-filer, flikar, celler, formler, länkningar, mail-trådar, versioner och människor – desto fler potentiella felkällor.

En Excel-driven process är vidöppen för att manuella misstag görs. Någonstans längs vägen. Nedan listas några vanliga misstag som lätt görs och påverkar datakvalitén negativt:

  • Beräknade cell- eller namnreferenser förändras till ett statiskt värde
  • Vissa celler kommer inte med i beräkningarna vilket leder till fel som i sin tur kan propagera vidare och skapa nya fel
  • Någon gör en sortering/filtrering av data eller skriver över en formel
  • Val av fel formel görs vid mallberedning
  • Namngivningen på dokument eller flikar ändras utan att andra i processen informeras
  • Det arbetas med flera versioner av samma dokument och fel version skickas ut i flödet

Med ett dedikerat budgetverktyg går det att öka graden av automatiserad och kvalitetssäkrad hantering. Mer data har kvar sin koppling till datakällan och kan uppdateras automatiskt vid behov. Något som stärker spårbarheten, pålitligheten och därmed förtroendet för data.

Svag inblick och kontroll över arbetsflödet

För att kunna driva en budgetprocess workflowkrävs att saker görs i en viss ordning. Det finns t.ex. ingen mening med att planera inköp av råvaror innan säljbudgeten har blivit godkänd. Excel har dock inget stöd för arbetsflöden (därav användandet av epost) och är heller inte en produkt gjord för att facilitera samarbete mellan många personer.

När man blir runt 10-15 personer brukar det vara svårt att behålla överblicken och kontrollen med hjälp av Excel och epost. Var befinner sig alla i arbetet och vilka individer och avdelningar släpar efter? Vem har skickat in underlag, för vilket scenario och vilka budgetar återstår att godkänna? Arbetet blir reaktivt istället för proaktivt och det är lätt hänt att man snabbt börja ligga efter mot lagd plan.

Med ett dedikerat budgetverktyg är det möjligt att definiera och jobba i ett arbetsflöde. Något som gör att processen kan brytas upp i flera steg och ansvar samt ägarskap kan läggas ut på fler personer. Det gör det lättare att följa hur arbetet går, ökar spårbarheten och gör det möjligt att ingripa tidigare vid förseningar mot lagd plan.

Minskad flexibilitet vid ökad komplexitet

processExcel-lösningar tenderar att växa, växa och växa.

Konsekvensen är att detaljrikedomen ökar och det tillslut blir svårt att få överblick hur saker hänger ihop. Organisationer som hamnar i detta läge riskerar att bli inlåsta och sittande med en process som är svår att ändra och vidareutveckla. Man vågar inte göra större ändringar av rädsla för att förstöra det som fungerar.

En av styrkorna med Excel, dess flexibilitet, försvinner när komplexiteten i och emellan de olika modellerna (Excel-mallarna) ökar. En vidareutveckling av processen hindras krasst av verktyget som borde stödja den. Har man fått denna typ av problem har man förmodligen också blivit beroende av den (ofta en!) person som förstår hur allt hänger ihop och är implementerat.

Med ett dedikerat budgetverktyg går det att anpassa flöden och modeller vartefter verkligheten förändras.

Ett varningens finger!

Det finns en hel del budgetverktyg på marknaden som löser två av ovan tre utmaningar bra. Det område som är svårt är flexibilitet. Den utlovade flexibiliteten sätts kanske inte på prov i det första projektet men testas när underhåll och vidareutveckling skall göras av processuppsättning, modeller och drivningssteg. Förändringarna driver lätt mycket tid och kostnader - oftast i form av externa konsulter.

Testa Qlik Sense och kom igång med bättre analys och rapportering

Snabba upp ditt budgetarbete

Tar budgeten mycket tid och kraft?

Med Planacy kan du lyfta er process. Arbeta snabbare. Enklare. Med data du kan lita på.

Taggar: Budget, Prognos, Planering, Planacy, Excel

Kontakta oss

Millnet BI logotyp

Millnet BI AB
Surbrunnsgatan 44A, 3tr
113 48 Stockholm

08 - 651 18 00

Följ oss på LinkedIn