Millnet BI - en ledande Qlik Elite Partner sedan år 2010
Inköp och införande av budgetverktyg

få budgetprojektet i mål

Arbetet med budget, prognos och planering är utmanande för många. Processen drivs och hålls ofta ihop av kalkylblad, e-post system och en stor manuell arbetsinsats från vissa nyckelpersoner. Så behöver det inte vara.

Det finns idag flera moderna budgetverktyg på marknaden. De kan tillföra stor nytta i form av sparad tid, förbättrad kvalité och ökad precision i processerna. Att köpa är dock en sak och ett lyckat systeminförande en annan.

Vi ger 4 rekommendationer för att lyckas med ett införandeprojekt för budget, prognos och planering. De baseras på de erfarenheter vi fått med oss efter att genomfört många projekt på området. Råden är lätta att ta till sig och är egentligen inte specifika för just området budget, prognos och planering. Vi skulle säga att samma typ av misstag görs i många IT-projekt – om och om igen. Så läs. Ställ krav internt och ställ framförallt krav på er tilltänkta leverantör!

Våra rekommendationer:

#1 Involvera användarna tidigt

Detta borde vara en självklarhet men tål att upprepas - involvera era framtida användare tidigt i projektet! Ett oräkneligt antal IT-projekt har misslyckats genom åren på grund av att användarna lämnats utanför - från kravställning fram till testning. Även om ni jobbar i samma företag så är det skillnad på att vara beställare och slutanvändare.

Genom att involvera representanter för slutanvändare tidigt minskar ni risken för missförstånd mellan hur beställaren vill ha det och hur användarna måste ha det. Om ni får alla intressenter att känna sig delaktiga i det viktiga förarbetet så ökar chansen till att ni får ett framgångsrikt projekt och bättre kan hantera eventuella utmaningar längs vägen.

Testa Qlik Sense och kom igång med bättre analys och rapportering

Snabba upp ditt budgetarbete

Tar budgeten mycket tid och kraft?

Med Planacy kan du lyfta er process. Arbeta snabbare. Enklare. Med data du kan lita på.

#2 Gör en förstudie innan du tar beslut

Innan ni tar ett slutgiltigt beslut om investering så se till att göra en förstudie och workshop med den tilltänkte systemleverantören. Vet ni redan vad ni vill ha och känner att en förstudie inte behövs? Tänk då på att kostnad och nedlagd tid för att göra en förstudie är minimal jämfört med total projektkostnad och ökad risknivån vid ett dåligt förberett projekt.

Se till att ha med representanter från både systemleverantör, kravställare och slutanvändare på de gemensamma mötena. Måste alla vara representerade? Ja säger vi! Det är inte bara ett IT-stöd som skall föras in. Även organisationen och sättet ni jobbar på kommer påverkas och behöva anpassas. Fungerar inte helheten kommer inte resultatet av projektet bli framgångsrikt.

Syftet med att göra en initial workshop är att ge alla en gemensam bild för hur lösningen skulle kunna se ut och hur användarna praktiskt skulle arbeta med den. Ett av de viktiga målen med förstudien är att göra prioriteringar som leder till att avgränsningar för projektet görs. Fokusera på att plocka era lägst hängande frukter. Vilken process är naturligast att börja med och vart har ni era största utmaningar? Vart kan ni spara mest tid, hur kan ni stänga processen snabbare, stärka datakvalitén, förbättra framåtblicken, öka engagemanget, förbättra förvaltningsbarheten osv. Våga göra val och gå inte på minan att trycka in så mycket det bara går i kravspecifikationen (se rekommendation #3).

Arbetet med förstudien skall utmynna i en kravspecifikation. Den skall tydliggöra de funktionella kraven, tidsramar, budget och ge en bild över hur projektet skall genomföras samt med vilka resurser. Se till att det finns tydliga delmål och var även noga med att specificera vad som krävs för att projektet skall kunna stängas.

#3 Undvik Big-Bang projekt

Ingen av våra rekommendationer är viktigare än denna. Gör inte ett Big-Bang projekt. Detta är den typ av projekt där ALLA krav implementeras i första projektet, under tidspress och sen lanseras med buller och bång på dag 1.

Inte sällan trycker systemleverantören på. De vill öka omfånget och göra projekt större för att maximera affären och antalet införsålda systemmoduler och användarlicenser. Kom ihåg att detta inte gagnar er.

Genom att våga prioritera (se rekommendation #2) börjar ni med de områden som har störst chans till att skapa konkret nytta. Detta gör att du och fler i organisationen snabbare kan se möjligheter och potentiella nyttor med systemstödet. Underskatta inte vikten av det positiva momentum god acceptans och nöjda användare ger för den framtida utvecklingen av era systemstöd och processer. Vad skulle hända om ni t.ex. började med att prioritera prognosarbetet? För en del av organisationen, ett kostnadsställe eller en enhet?

#4 Var delaktig - från start till slut

Ett säkert sätt att misslyckas med införandet är att göra sig osynlig och tro att bara specifikationen är klar så kommer även projektet bli det. Som kund skall ni ställa krav på att leveransprojektet sker med ett flertal avstämningar längs vägen. Det är då lättare att kontrollera och påverka framdriften i projektet samtidigt som vi vet att det även minskar risken för negativa överraskningar inför eller efter driftsättning.

Testningen är en av de absolut viktigaste delarna av projektet. Beställare och användare måste ta sig tid att testa av lösningen så den fungerar så som det är tänkt. Detta borde vara en självklarhet men erfarenheten visar att många kunder prioriterar ned aktiviteten av olika anledningar. En bristfällig testning ökar mångfalt risken för att man först i skarpt läge (t.ex. när budgetprocessen skall starta) upptäcker fel och brister vilka kan vara svåra att på kort tid komma tillrätta med. Användarna tappar förtroendet och relationen mellan leverantör och beställare blir ansträngd. Gör er själv en tjänst och planera in tid i kalendern, förbered er och ställ krav på deltagande från organisationen. Berätta att deras insats är avgörande för att projektet skall bli framgångsrikt och att testning först vid driftsättning inte är ett alternativ.

Se till att avsätta tid i kalendern för utbildning av användarna. Den skall vara anpassad utefter tilltänkt roll och ansvar i processen och göras oavsett hur användarvänlig lösningen är och hur duktiga dina kollegor är på vad de gör.


Med ett väl genomfört projekt som täcker de viktigaste och mest kritiska processerna har ni skapat er en stomme att expandera ifrån. Med större kunskap och inblick i systemets styrkor och svaghet kan ni vidareutveckla er lösning och täcka in fler processer vartefter.

Lycka till med ditt budgetprojekt!

Taggar: Budget, Prognos, Planacy

Kontakta oss

Millnet BI logotyp

Millnet BI AB
Surbrunnsgatan 44A, 3tr
113 48 Stockholm

08 - 651 18 00

Följ oss på LinkedIn