Millnet BI - en ledande Qlik Elite Partner sedan år 2010

KPI och Nyckeltal - vad är det och vad skall man ha dem till?

Innehåll

Definition
Tips - så arbetar du med dina nyckeltal
Få inspiration

Key Performance Indicator (KPI) har samma betydelse som Nyckeltal. Båda begreppen används i artikeln.

Definition

Definition

Vad är ett KPI / nyckeltal?

Nyckeltal används flitigt i alla delar av samhället. Men vad är det egentligen och hur används de specifikt inom företag och organisationer?

Definition: Ett nyckeltal signalerar hur en individ, ett företag eller en del av en verksamhet utvecklas relativt sina uppsatta syften eller mål. Ett KPI är med andra ord ett typ av mått – men alla mått är i sin tur inte KPI’er.

Varför visuell dataanalys?

Varför visuell dataanalys?

Ta din data och dina insikter till en ny nivå. Lär dig mer om visuell dataanalys och hur du kan dra nytta av den. Allt skrivet på ett lättfattligt sätt.

Qlik Sense - KPI-uppföljning

Visualisera dina KPI:er

Med Qlik Sense får du stöd för att visualisera hur dina KPI:er utvecklas. Utforska data på djupet och se mönster, trender och detaljer som hjälper dig framåt.

På engelska brukar tre begrepp användas lite om vartannat - Measure, Metric och KPI. För att klargöra innebörden av begreppet KPI så kan det vara värt att se vad skillnaden är mellan dessa begrepp.

  • Measure (mått) – något, vad som helst, som mäts men som det inte läggs någon värdering på t.ex. begreppet ”antal kunder”

  • Metric – något som skapas genom att kombinera minst två Measure’s och som indikerar om värdet är bra eller dåligt. T.ex. "antal kreditvärdiga kunder"

  • KPI – något som skapas genom att kombinera ett eller flera Metric’s och som integrerar kontexten för t.ex. en specifik bransch, organisation, avdelning, individ eller uppgift. Ett KPI sätter inte bara fingret på om något är bra eller dåligt utan också på om det är centralt för att upprätthålla sitt syfte och ta sig mot målen på tilltänkt sätt. För att öka signalvärdet så uttrycks ett KPI ofta som ett ratio , t.ex.  "% andel kreditvärdiga kunder"

Rätt valda så kan nyckeltalen hjälpa verksamheter, chefer och ansvariga kommunicera – både internt och externt. De kan användas för att skapa en röd tråd i verksamheten och för att driva rätt beteenden d.v.s. beteenden som ligger i linje med organisationens satta mål och strategier. Fel valda kan nyckeltalen innebära att man lägger tid på att uppnå resultat som inte har bäring på det verksamheten strävar efter.


Vad är ett ledande och släpande nyckeltal?

De övergripande nyckeltalen för en verksamhet skall väljas med omsorg.

För att kvalificera ett nyckeltal som viktigt skall det ha stor inverkan på slutresultatet för det man vill uppnå. Det skall vara mätbart, verksamheten skall vara väl införstådd med att det finns, varför det finns, hur det mäts och vart man följer dess utveckling. För att kunna mäta utvecklingen över tiden är det viktigt att definitionen av nyckeltalet inte ändras alltför ofta över tiden.

Alla nyckeltal kan delas upp i två typer - ledande (leading) och släpande (lagging). Notera är att begreppet indikator, som i ledande eller släpande indikator, är vanligt använt och här kan likställas med begreppet nyckeltal.

Ledande nyckeltal

  • Proaktiva - handfasta aktiviteter att utföra
  • Kan vara svåra att mäta men enkla att använda för att styra ett beteende
  • Förutspår troligt framtida finansiellt utfall

Släpande nyckeltal

  • Reaktiva - resultatet av de aktiviteter som gjorts
  • Enkla att mäta men svåra att använda för att styra ett beteende
  • Uttrycks ofta i finansiella termer som t.ex. intäkter, marginaler eller kostnader

Ledande nyckeltal kan med andra ord användas för att förutse utfallet för de släpande nyckeltalen och en kommande trolig måluppfyllnadsgrad. Läs gärna mer om drivarbaserad budget, prognos och planering som bygger på att man planerar utefter operationella nyckeltal istället för finansiella bakåtblickande.

Vår bild är att många organisationer primärt fokuserar på att använda släpande KPI’er. Kanske är det ett resultat av att kravbilden för det vi gör, ta fram beslutsstöd och dashboard´s, drivs av ekonomifunktion som är vana att fokusera på styrning, uppföljning och planering utifrån kronor och ören?


Tips - så arbetar du med dina nyckeltal

Tips - så arbetar du med dina nyckeltal

Vem ansvarar för framtagandet?

Arbetet med att ta fram lämpliga nyckeltal görs bäst i grupp.

Du som har ett övergripande styrningsansvar i organisationen har här en viktig roll att fylla. Med din kunskap i att mäta och följa upp kan du överbrygga teori till praktik och även hjälpa till med kontexten för arbetet. Avdelningsansvariga i sin tur kan vardagen och vet vilka parametrar som påverkar de olika utfall ni vill mäta.

Genom att samarbeta skapar du delaktighet vilket i sin tur leder till bättre framtagna KPI:er och ett ökat ansvarstagande för dessa från den operativa sidan i verksamheten.


Ta fram dem tillsammans

Arbeta fram nyckeltalen så här

Förslag på arbetsgång

Bjud in lämpliga medlemmar och tydliggör att ni kommer behöva jobba med ämnet kontinuerligt under en tid framåt. Var tydlig med att ni med tiden kan behöva revidera valet av nyckeltal och hur dessa är komponerade beroende på hur väl de visar sig korrelera med framtida utfall.

  • Fråga er - vilka utfall vill ni se i framtiden?
  • Per utfall - vilka beteenden eller aktiviteter kommer driva utfallet?
  • Varje gång ni identifierat något som driver utfallet – repetera tidigare fråga igen (”vilka beteenden eller aktiviteter kommer driva detta utfall?”)

Repetera ovan om och om igen tills ni landar i några grundorsaker (beteenden eller aktiviteter) som har stor påverkan på det utfall ni vill se.

Efter ovan är gjort så fråga er:

  • Vilka data finns tillgängliga och i vilken datakälla?
  • Vilka aktiviteter kan initieras och vilka beslut kan tas vartefter ni ser hur nyckeltalet utvecklas?
  • Hur bör varje nyckeltal definieras gällande ingående mått, mål och tid (timme, dag, vecka etc)

Se till att data går att lita på

Skit in - skit ut. Att säkerställa bästa möjliga datakvalité och ha en gemensam bild av vilka data som definierar era KPI:er är avgörande.

datakvalite viktigtFörståelse
Se till att dokumentera och tillgängliggöra betydelsen av era KPI:er. Skriv lättfattligt och tydliggör hur enskilda KPI:er hänger ihop med övriga i t.ex. ett träddiagram. En dokumentation bör som minimum inbegriper följande tre delar:

  • Betydelse - hur skall man tolka nyckeltalet?
  • Sammansättning - vilka data eller underliggande nyckeltal bygger upp detta specifika nyckeltal?
  • Användning: var i verksamheten och för vilka beslut används nyckeltalet?

Kvalité
Det finns inget snabbare sätt att förstöra tilltron till ett systemstöd eller dess data än när organisationen känner att data inte går att lita på. I dessa lägen går många tillbaka till det gamla systemstödet (om det finns kvar) eller så börjar Excel-arken med sina egna sanningar cirkulera i organisationen.

Datakvalité är ett tråkigt men avgörande område för all typ av framgångsrikt analys- och rapporteringsarbete. Se till att ni gör det grundläggande jobb som krävs. Om KPI:erna pekar åt fel håll så skall det bero på utvecklingen i verksamheten och inte en dålig datakvalité.


Välj med omsorg

För att få svar på frågan om vad som faktiskt är ett viktigt nyckeltal kan ytterligare ett diagram vara till hjälp.

Vi har tidigare tagit upp skillnaden mellan ledande och släpande nyckeltal avseende hur lätta eller svåra de är att styra och mäta. Ett annat sätt att se på nyckeltalen är hur svåra eller lätta de är att styra och hur stor eller liten inverkan de har på t.ex. lönsamheten. Med detta synsätt kan ytterligare ett diagram hjälpa till att illustrera hur viktigt nyckeltalet är för den aktuella verksamheten.

På axlarna syns hur stor inverkan nyckeltalet har på verksamheten respektive hur styrbart det är. Kombinationen av skalorna ritas in i fyra fält.

kpi nyckeltal matris styrbarhet inverkan

För att exemplifiera så kan valutakurs vara ett KPI som kan inverka mycket på lönsamheten om många transaktioner sker i utländsk valuta, medan det är väldigt svårt att styra växelkurser. Valutakurs skulle alltså i detta fall hamna i rutan ”Gardera”, vilket kan göras genom att till viss del säkra valutakurser i förväg. Ett exempel på ett KPI som kan hamna i ”Övervaka” är sjukfrånvaro. Så länge värdet ligger inom det normala behöver det bara bevakas , men ökar det kan det vara ett tecken på ett problem och det glider då över till fältet ”Hantera”.

Genom att i detta diagram plotta ut de nyckeltal som är applicerbara på verksamheten blir det ett stöd för att identifiera vilka som faktiskt är viktiga.


Begränsa antalet

När allt är viktigt blir inget viktigt. Nyckelordet i KPI är KEY d.v.s. det du mäter skall ha en avgörande effekt för vad du vill uppnå. Så hur många KPI’er bör man jobba med?

Använd max sju stycken nyckeltal samtidigtEn viktig aspekt att ta hänsyn till, förutom värdet att agera signal/filter för organisationen, är den mänskliga hjärnans biologiska begränsningar. Det finns en väl etablerad idé om att hjärnan som mest kan ta hänsyn till max sju faktorer när vi skall ta ett beslut. Går man över det klarar inte hjärnan väga samman dem och ta sammanvägda och rationella beslut. Om antalet variabler blir för många försöker hjärnan rationalisera genom att automatiskt ta bort och slå samman information. Magkänslan tar överhanden och beslutet blir mindre faktabaserat.

Om antalet KPI:er en individ skall följa blir för många kan det vara en idé att gruppera dem i olika perspektiv. Just detta grepp är något som Norton och Kaplan propagerade för i skapandet av idén kring balanserade styrkort. Där propagerade man för att dela upp styrperspektiven i dimensionerna ekonomi, humankapital, processer och marknad/kund.


Tydliggör hur allt hänger ihop

I valet av vilka övergripande nyckeltal ni bör använda så är vår rekommendation att fokusera på några få och kombinera med både släpande och ledande. Väljer ni för många skapas lätt en oklarhet om vad som är viktigt och nyckeltalen förlorar då funktionen av att utgöra filter och skapa fokus för organisationen.

Även om de övergripande nyckeltalen är få så kan totala antalet nyckeltal i en organisation vara desto fler. Ett krav som då skall kunna ställas av alla som förväntas följa upp och styra efter dem är att de har en bild av helheten. Vilka är nyckeltalen, vad betyder de, vilka relationer har de till varandra och vad är ett bra och ett dåligt utfall?

Ett sätt att tydliggöra värdedrivare, tillhörande nyckeltal och deras inbördes relation är att använda sig av ett träddiagram.

Nedan bild tydliggör t.ex. vad som driver lönsamheten för en verksamhet. Bilden visar här olika värdedrivare och deras relation till varandra. Varje värdedrivare kan i sin tur vara ett KPI där t.ex. ”Öka bruttomarginal” skulle kunna vara nyckeltalet ”Bruttomarginal %”.

KPI / Nyckeltal Karta

Kom ihåg - ingen verksamhet är den andra lik. På övergripande nivå är värdedrivarna och nyckeltalen ofta snarlika men ju längre ned du kommer i verksamheten (d.v.s. ju längre åt höger du kommer i bilden) så tenderar de att skilja sig åt.


Vem ansvarar för uppföljningen?

Ansvar nyckeltalVi har tidigare gått igenom hur arbetet med att ta fram era nyckeltal kan se ut. Medan framtagandet bör vara en gruppövning så bör ansvaret för uppföljningen av dem ligga på avdelningsnivå.

Ansvaret bör ligga på den individ som ansvarar för processen, funktionen eller aktiviteten som täcks av nyckeltalet i fråga. Det skall vara en person som kan verksamheten, vet vad som påverkar utfallet och kan ta beslut kring vad som behöver ändras.

Ansvaret skall inbegripa:

  • Följa upp - hur utvecklas nyckeltalet?
  • Tolka - förståelse av trender och mönster samt vad som påverkar utfallet
  • Kommunicera - vilka andra behöver informeras?
  • Korrigera - genomföra lämpliga åtgärder,


Visualisera och rapportera dina KPI:er

Inget KPI kan ensamt kommunicera några mer djuplodande insikter. Genom att noga kombinera, organisera och presentera flera KPI’er i en (1) vy kan du skapa en bild av verksamhetens status – just nu, över tiden och relativt uppsatta mål. Denna typ av avsmalnad informationsbild kallas Dashboard och kan innehålla KPI'er som både är av finansiell och operationell natur.

Utformningen av din dashboard skall dra ögonen till vad som är viktigt och bör prioriteras. Informationen skall vara aktuell och anpassas automatiskt efter rättigheter och ansvar per roll i organisationen.

En dashboard skall inte bara agera trafikljus utan även effektivt hjälpa dig framåt så att du med ett klick kan påbörja utforskandet av alla underliggande data. Detta för att datadrivet kunna precisera orsaken till t.ex. trendavvikelser, diff mellan utfall och mål och identifiering av framtida möjligheter.

Testa Qlik Sense och kom igång med bättre analys och rapportering

Visualisera dina KPI:er

Med Qlik Sense får du ett kompetent stöd för analysera och rapportera dina KPI:er. Utforska data på djupet och se mönster, trender och detaljer som hjälper dig framåt.

En förutsättning för att kunna jobba nyckeltals-styrt är att nyckeltalen når ut i verksamheten och följs upp regelbundet. Beroende på ansvar och organisationstillhörighet måste informationen anpassas och visualiseras olika för att vara relevant och förståelig för alla. Ett effektivt sätt att göra detta är att integrera nyckeltalen i processen kring rullande prognos.

Hur jobbar ni med era KPI:er idag? Är de tydliga för alla, följs de upp regelbundet och utgör de tydliga drivare som hjälper er framåt i linje med satta mål och strategier?


Få inspiration

Få inspiration

Se exempel på olika nyckeltal

För specifika nyckeltal per bransch / roll rekommenderar vi 2 andra artiklar vi skrivit:

En lista med exempel på nyckeltal kan göras lång. Nedan nyckeltal är några generiska exempel som kan användas av företag i många olika branscher.

Exempel på ledande nyckeltal

  • Antal utestående offerter eller antal kundreturer
  • Andel köpare som hoppar av check-out processen
  • Andel kundtjänstärenden som är stängda inom 24 timmar
  • Antal sidvisningar (på webbsida)
  • % återkommande kunder
  • % marknadsandel

Exempel på släpande nyckeltal

  • % EBIT-marginal (engelskt begrepp som står för “Earnings Before Interest and Taxes”)
  • Omsättningstillväxt
  • Operativt kassaflöde
  • EPS (engelskt begrepp som står för ”Earnings Per Share”)
  • Kundnöjdhet

Håller ditt nyckeltal måttet?

Lista era nuvarandra KPI:er och gå igenom nedan 9 påståenden. Som tumregel bör du kunna bocka av alla dessa. För övriga KPI:er bör du kanske utvärdera om de skall prioriteras ned, tas bort eller modifieras.

Ditt KPI är:

  • Enkel - är enkelt uppbyggd utan komplex matematik i många led
  • Förståelig - är tydligt definierad och kan kommuniceras (i både tal och skrift) på ett lättillgängligt sätt
  • Objektiv - bygger inte på subjektiva data
  • Mätbar - går att mäta kostnadseffektivt
  • Stabil - mätbar över tid och stabil i sin definition
  • Sammanhängande - hänger ihop med ett strategiskt mål och är länkbar till andra KPI:er inom området
  • Ägd - ansvarig person finns som följer uppföljningsrutinen
  • Beslutsgrundande - används och anses viktig vid beslut
Passar QlikSense dig?
-->

Taggar: Analys, Rapportering, Visualisering, Beslutsstöd

Kontakta oss

Millnet BI logotyp

Millnet BI AB
Surbrunnsgatan 44A, 3tr
113 48 Stockholm

08 - 651 18 00

Följ oss på LinkedIn