Millnet BI - en ledande Qlik Elite Partner sedan år 2010
Test

Budget och Prognos
Vad är det och vad är skillnaden?

Budget och Prognos
Vad är det och vad är skillnaden?

Innehåll


Vad är en budget?

Vad är en budget?

En budget är en framtidsbedömning och ett planeringsinstrument som i siffror speglar organisationens strategi, ambitioner och mål.

Budgeten görs normalt en gång per år och är en aktivitet som syftar till att skapa delaktighet bland medarbetarna och förtydliga ansvar och roller i organisationen. Samtidigt är det ledningens verktyg för att sätta förväntningar och skapa ett ramverk för den kommande verksamhetsperioden. Resultatet av budgetarbetet blir en modell över hur verksamheten kommer utvecklas (i finansiella termer) om strategier, händelser och planer drivs i mål som planerat.

Budgeteringen tar mycket tid och kraft för många organisationer. Så varför göra den? Några vanliga syften (utöver vad som skrivits ovan) är att bättre kunna:

Fokusera

Hålla fokus i vardagen på det som är viktigast.

Kommunicera

Skapa underlag för diskussion kring mål, prioriteringar och resursallokering.

Samordna

Få organisationen att dra åt samma håll.

Allokera

Lägga resurserna (manskap, tid, pengar) på de områden där de gör störst nytta.

Målsätta

Tydliggöra ansvarsområden för individ och grupp för att i sin tur möjliggöra uppföljning, målstyrning och incitamentsstruktur.

Motivera

Utifrån ansvar och måluppfyllelse belöna medarbetarna i form av t.ex. en bonus.

Skönt att budgeten är klar?

Se hur Planacy kan hjälpa dig arbeta snabbare och enklare nästa gång.

Vad är en prognos?

Vad är en prognos?

En prognos är en förutsägelse om framtiden. Denna byggs i realiteten oftast på en kombination av fakta (tidigare utfall) och magkänsla - två typer av input som balanserar varandras styrkor och svagheter.

Fakta

Prognos - baserat på fakta

Faktabaserade prognoser bygger på att insamlat och validerat data finns om området sedan tidigare.

Styrkan med denna utgångspunkt är att stora mängder data kan ligga som underlag för prognosen vilket, förutsatt att förhållandena är likartade, kan leda till att en god prognosprecision uppnås. Baserat på tidigare trender och mönster som t.ex. köpbeteende och säsongsvariationer samt kända planer för framtiden kring t.ex. nyanställningar dras slutsatser om ett framtida troligt utfall.

Mage

Prognos - baserat på magkänsla

Magkänslan baseras på mjuka faktorer som tidigare erfarenhet, intuition och (tyvärr!) också partiskhet.

Jämfört med en dator är hjärnan generellt bra på att ta ställning till problemställningar med en svag databakgrund. Förmågan till att skapa kontext, dra paralleller, skapa en röd tråd osv hjälper till i en osäker värld. En god magkänsla lämpar sig väl i situationer när prognoser skall läggas kring ett område där utfallsdata saknas sedan tidigare som t.ex. vid lansering av nya produkter eller en inbrytning på ny marknad.

Vad är skillnaden?

Vad är skillnaden?

När en budget väl har satts så är målet att nå (eller helst överträffa!) den satta budgeten. Prognoser används som styrinstrument av ledningen för att säkerställa att organisationen fortfarande är på rätt väg för att uppnå den fastställda budgeten.

Prognosen inkluderar data för de resultat man uppnått till dagens datum samt de förväntade förändringar man tror kommer gälla för satta antaganden resten av budgetperioden. Om prognosen visar på avvikelser mot budgeten så kan ledningen med stöd i prognoserna göra de förändringar som krävs.

Budget

  • Uttrycker en intention om vart organisationen vill gå
  • Budgetören mäts mot och tar ansvar för lagd budget
  • Görs vanligtvis en gång per verksamhetsår
  • Gäller normalt för 12 månader och är bunden till verksamhetsåret
  • Har hög detaljeringsgrad

Prognos

  • Uttrycker vart verksamheten är på väg
  • Indikerar ett framtida troligt utfall - inte en utfästelse om att nå den
  • Görs vid fasta tidpunkter (månad, kvartal osv) eller vid behov
  • Kan sträcka sig över valfri tidsperiod
  • Har låg detaljeringsgrad

Det börjar bli allt vanligare att gå ifrån fasta prognoser till att jobba med en rullande prognos. Detta ställer krav på snabba och pålitliga prognosgenomgångar. Verkligheten för många organisationer är dock att processen är så tids- och resurskrävande att värdet av den förtas av den krävda insatsen.

Använder du Excel för din budgetering?

Använder du Excel för din budgetering?

Då är du i gott sällskap! Många företag driver sitt budgetarbete i Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelhet kan lätt förvandlas till svårighet när verksamheten och komplexiteten växer.

Vanliga utmaningar vi ser är:

  • Tidsödande arbete
  • Svajande kvalité på siffrorna
  • Svag inblick och kontroll över arbetsflödet
  • Svårt att skala upp och involvera fler i budgetarbetet

Läs mer

Taggar: Budget, Prognos, Planacy

Kontakta oss

Millnet BI logotyp

Millnet BI AB
Surbrunnsgatan 44A, 3tr
113 48 Stockholm

08 - 651 18 00

Följ oss på LinkedIn