Vad är en budget och vad är en prognos? Här berättar vi mer om begreppen och vad skillnaden är mellan dem.
En budget är en framtidsbedömning och ett planeringsinstrument som i siffror speglar organisationens strategi, ambitioner och mål.
Budgeten görs normalt en gång per år och är en aktivitet som syftar till att skapa delaktighet bland medarbetarna och förtydliga ansvar och roller i organisationen. Samtidigt är det ledningens verktyg för att sätta förväntningar och skapa ett ramverk för den kommande verksamhetsperioden. Resultatet av budgetarbetet blir en modell över hur verksamheten förväntas utvecklas (i finansiella termer) om strategier, händelser och planer drivs i mål som planerat.
Budgeteringen tar mycket tid och kraft för många organisationer. Så varför göra den? Några vanliga syften (utöver vad som redan skrivits ) ser du i boxarna nedan.
Hålla fokus i vardagen på det som är viktigast.
Skapa underlag för diskussion kring mål, prioriteringar och resursallokering.
Få organisationen att dra åt samma håll.
Lägga resurserna (manskap, tid, pengar) på de områden där de gör störst nytta.
Tydliggöra ansvarsområden för individ och grupp för att i sin tur möjliggöra uppföljning, målstyrning och incitamentsstruktur.
Utifrån ansvar och måluppfyllelse belöna medarbetarna i form av t.ex. en bonus.
En prognos är en förutsägelse om framtiden. Denna byggs i realiteten oftast på en kombination av fakta (tidigare utfall) och magkänsla - två typer av input som balanserar varandras styrkor och svagheter.
Faktabaserade prognoser bygger på att insamlat och validerat data finns om området sedan tidigare.
Styrkan med denna utgångspunkt är att stora mängder data kan ligga som underlag för prognosen vilket, förutsatt att förhållandena är likartade, kan leda till att en god prognosprecision uppnås. Baserat på tidigare trender och mönster som t.ex. köpbeteende och säsongsvariationer samt kända planer för framtiden kring t.ex. nyanställningar dras slutsatser om ett framtida troligt utfall.
Magkänslan baseras på mjuka faktorer som tidigare erfarenhet, intuition och (tyvärr!) också partiskhet.
Jämfört med en dator är hjärnan generellt bra på att ta ställning till problemställningar med en svag databakgrund. Förmågan till att skapa kontext, dra paralleller, skapa en röd tråd osv hjälper till i en osäker värld. En god magkänsla lämpar sig väl i situationer när prognoser skall läggas kring ett område där utfallsdata saknas sedan tidigare som t.ex. vid lansering av nya produkter eller en inbrytning på ny marknad.
När en budget väl har satts så är målet att nå (eller helst överträffa!) den satta budgeten. Prognoser används som styrinstrument av ledningen för att säkerställa att organisationen fortfarande är på rätt väg för att uppnå den fastställda budgeten.
Prognosen inkluderar data för de resultat man uppnått till dagens datum samt de förväntade förändringar man tror kommer gälla för satta antaganden resten av budgetperioden. Om prognosen visar på avvikelser mot budgeten så kan ledningen med stöd i prognoserna göra de förändringar som krävs.
| BUDGET | PROGNOS |
|---|---|
| Uttrycker en intention om vart organisationen vill gå | Uttrycker vart verksamheten är på väg |
| Budgetören mäts mot och tar ansvar för lagd budget | Indikerar ett framtida troligt utfall - inte en utfästelse om att nå den |
| Görs vanligtvis en gång per verksamhetsår | Görs vid fasta tidpunkter (månad, kvartal osv) eller vid behov |
| Gäller normalt för 12 månader och är bunden till verksamhetsåret | Kan sträcka sig över valfri tidsperiod |
| Har hög detaljeringsgrad | Har låg detaljeringsgrad |
Det börjar bli allt vanligare att gå ifrån fasta prognoser till att jobba med en rullande prognos. Detta ställer krav på snabba och pålitliga prognosgenomgångar. Verkligheten för många organisationer är dock att processen är så tids- och resurskrävande att värdet av den förtas av den krävda insatsen.
UPPNÅ MER. Vi hjälper dig se, förstå och agera på din data.
Vi tar fram systemstöd som hjälper dig planera och följa upp din verksamhet på ett inspirerande och effektivt sätt. Vi bygger våra lösningar på Qlik och Planacy - två moderna plattformar för Analys / Rapportering och Budget / Prognos / Planering.
