Loading...

Gör du budgeten i Excel?

Då är du i gott sällskap! Många företag driver sitt budgetarbete i Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelhet kan lätt förvandlas till svårighet när verksamheten och komplexiteten växer.

Med Planacy blir arbetet med budget och prognos enklare. Färre sena kvällar, mindre oro över om siffrorna stämmer och ett ökat värde av ert framåtblickande arbete.

Budget 2020

Är Excel din vän eller fiende i budgetarbetet?

Intro

Hej!

Vi har under årens lopp mött många business controllers och ekonomichefer som uttryckt frustration kring hur deras budgetarbete fungerar. Vi får ofta höra att det tar för mycket tid, inte kommer ned på djupet och kräver en stor manuell arbetsinsats med mycket klipp/klistra.

Bilden är att ett Excel-drivet budgetarbete tyvärr tar musten och lusten ur många vilket gör att arbetet med den löpande framåtblicken blir lidande.

Hur ser det ut för er?


Budgetering
- till vilken nytta?

Behovet av att blicka framåt som organisation har funnits länge.

Redan 1922 skrev James McKinsey (grundaren av företaget McKinsey) boken Budgetary Control där han utvecklade tankarna kring hur man uppnår förbättrad organisationell kontroll genom upprättandet av en årlig budget.

Sedan dess har budgeten varit ett centralt verktyg i de flesta verksamheter för att upprätthålla finansiell kontroll och staka ut kursen för kommande verksamhetsår.

Skillnaden mellan att verka år 2019 jämfört med år 1922 är stor. För 95 år sedan var de fysiska barriärerna fler, kommunikationen långsammare och världen inte lika multi-dimensionell som idag. Trycket från konkurrenter var lägre och så även antalet händelser som kunde tänkas påverka den plan som lagts.

Gör du budgeten i Excel?

Då är du i gott sällskap! Många företag driver sitt budgetarbete i Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelhet kan lätt förvandlas till svårighet när verksamheten och komplexiteten växer.

Med Planacy blir arbetet med budget och prognos enklare. Färre sena kvällar, mindre oro över om siffrorna stämmer och ett ökat värde av ert framåtblickande arbete.

Läs om Planacy Läs om Planacy

Nu är det annorlunda. För att vara framgångsrik idag behöver man kunna navigera i i en värld som står under konstant förändring. Något som kräver snabbrörlighet, framåtblick och en förmåga att tidigt känna av och reagera på förändringar.

Vid sidan av de externa förändringarna så finns det en stor intern utmaning i att få mixen av process, data och IT-stöd att fungera ihop och dra åt samma håll. Det ena området påverkar det andra.

Att investera i nya verktyg är ingen lösning om inte kravställningen blir rätt och organisationen får det stöd den behöver. Tvärtom. Många har t.ex. försökt ersätta Excel men märkt att de inte lyckas. Anledningen är enkel. Om inte de nya systemen är tillräckligt snabba och flexibla så kommer användarna ta saken i egna händer. De hämtar ut data från stödsystemen, läser in det i Excel och gör de beräkningar, formateringar och modelleringar som krävs. Allt för att få vardagen att fungera.


Vad vi har sett på nära håll är att många sliter med det årliga budgetarbetet. Både hur det drivs och vad man får ut av det. Man skall vara nöjd om processen går att driva igenom på 4-6 veckor. För många kan arbetet, från start till stängning, ta ända upp till tre månader. 

Efter mycket slit och många sena kvällar kommer de flesta igenom budgeten som tänkt. Men till vilket pris och vilken nytta?

Budget i Excel

Plus

  • Låg kostnad
  • Enkelt att använda
  • Kraftfulla beräkningar
  • Snabb modellering

Excel är enkelt att hantera, snabbt att arbeta med och har mycket funktionalitet under huven. Vilket verktyg kan vara bättre än Excel för den som tycker om att göra saker själv?

En stor lockelse ligger i snabbrörligheten. För den kunnige är det bara att kasta sig in i programmet och börja ”flytta tegelstenar”. In med lite fler flikar, addera fler rader, länka celler, skapa några egna formler, använd det där smarta macro’t osv. Allt går bra så länge man har tillgång till en Excel-stjärna som vet vad och hur saker skall göras.

Så länge inte komplexiteten och antalet användare är för stor så går det oftast bra att driva och underhålla budgeten med Excel. Men – någonstans här börjar problemen hopa sig för många.

Minus

  • Datakvalité

  • Samarbete
  • Flexibilitet och skalbarhet

  • Styrning

Har det smugit sig in ett fel? Tänk om rätt version av filen blivit överskriven eller ändrats av en klåfingrig användare?

För dig som driver budgetarbetet kommer tyvärr ofta även en ryggsäck med övertid, stress och ändlöst petande i Excel-arken. Saker som borde vara enkla att göra slukar tid. Filer åker fram och tillbaka på mailen, kommenteras och ändras. Mitt i allt förändras förutsättningarna och tidigare gjort arbete måste göras om igen.

Börjar Excel-modellen bli svår att förstå? Kanske så svår att det är olustigt att ändra i den av rädsla för att förstöra något som fungerar. Vi ser att flexibiliteten med Excel ofta försvinner när komplexiteten ökar. Lösningen blir svår att underhålla, kvaitén svår att säkerställa och det är svårt att involvera fler i arbetet.

Kan tiden användas bättre och kan värdet av arbetet som läggs ned öka?

4 vanliga utmaningar

Kvalité

Med många manuella arbetsmoment ökar chansen för att fel smyger sig in i siffror och formler. Att upptäcka felen kan vara svårt i sig - att hitta felkällan ännu svårare.

Möjligheten att göra själv är det som gör Excel kraftfullt men också farligt. Utmaningarna växer ju mer filer, flikar, celler, formler, länkar, mail-trådar, versioner och budgetörer som snurrar runt i processen.

STYRNING

Med många inblandade är det svårt att behålla överblicken och driva arbetet framåt med full koll.

Visibiliteten är låg när mallarna väl skickats ut. Hur långt har ni kommit och använder alla den sista versionen av mallen? Vem gjorde vad och när? Full tillit till siffrorna kräver spårbarhet och kontroll över vad som gjorts.

SAMARBETE

Hur engagerar du organisationen i budgetarbetet? Lösningen är ofta att skicka iväg mallarna på mailen och hoppas alla gör som de blivit tillsagda. Resultatet är öar av data som du sedan manuellt skall pussla ihop.

Borde inte budgeten vara ett gemensamt och sammanhängande arbete som når ut i verksamheten?

SKALBARHET

Förutsättningarna förändras. Det krävs tid, koll och tålamod att uppdatera budget-modellen – ännu mer om det inte är du som gjort den. Förslaget om en snabb ”liten” ändring skapar lätt mängder med följdarbete.

Svårigheten att kvalitetssäkra siffrorna, underhålla modellen och växla upp användandet är ofta anledningen till att det tar stopp.

Budgetera enklare!

Budgetera enklare!

Tar budgetering mycket tid och kraft? Med Planacy kan du lyfta er process. Arbeta snabbare. Enklare. Med data du kan lita på.

MILLNET BI AB
Surbrunnsgatan 44A, 3tr
113 48 Stockholm

KONTAKT
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Tel: +46 8 651 18 00

UPPNÅ MER. Vi hjälper dig se, förstå och agera på dina data.

Vi tar fram systemstöd som hjälper dig planera och följa upp din verksamhet på ett inspirerande och effektivt sätt. Vi bygger våra lösningar på Qlik och Planacy - två moderna plattformar för Analys / Rapportering och Budget / Prognos / Planering.