Skall du köpa in ett nytt budget-och prognosverktyg? Dra nytta av våra lärdomar. Vi berättar här om tre områden (nej - teknik är inte ett av dem) som har stor påverkan på hur lyckat ditt införandeprojekt blir.

Köpa nytt stöd för budget och prognos?

Tre viktiga områden för att lyckas med ditt införandeprojekt.

Våra lärdommar

För dig som skall köpa ett budget-och prognosverktyg

Projekten vi lär oss mest av är inte de som lyckas. Det är istället de där vi inte kommer i mål på utsatt tid och där vi får höra att användarna är missnöjda. De flesta av utmaningarna vi ser är inte specifika för just våra projekt. Det är samma utmaningar som förföljt IT-projekt sedan urminnes dagar. Kravspecifikationerna rör på sig, slutanvändarna involveras för sent och för lite tid läggs på testning.

För dig som inte är en van beställare och kravställare på IT-system så är det extra viktigt att du är medveten om dessa snubbeltrådar. Hur kompetent tekniken än är så riskerar införandeprojekt och användarnöjdhet hamna snett om du som beställare inte gör din del av jobbet. Läs vidare och se vilka utmaningar vi ofta ser!

Bakgrund

Vad säljer vi?

Vi säljer lösningar som hjälper våra kunder planera och följa upp sin verksamhet.

Denna artikel handlar om Planacy och de projekt där vi hjälper våra kunder införa systemstöd för budget, prognos och planering. Planacy är inte en standardlösning utan en plattform på vilken vi bygger en för kunden anpassad lösning. Något som gör kravhanteringen extra viktig.

När sker leveransen?

Många kunder vill i sitt första projekt prioritera en förbättrad budgetprocess. Projektet beställs normalt under våren mellan april till juni med en projektstart kring juni eller augusti. Då budgetarbetet normalt går igång i september/oktober blir ledtiderna ofta korta och pressen hög för att kunna leverera projektet i tid.

VEM ÄR KÖPAREN?

Ingen Planacy-kund är den andra lik vilket gör att krav och utformning på lösning skiljer sig åt.

Några av våra kunder

Haglöfs Praktikertjänst
Trustly Intrum
Xvivo Fjällräven
HSB Projektpartner Stena Recycling
Haglöfs Praktikertjänst Intrum
Trustly Fjällräven Kids Brand Store
Xvivo Stena Recycling HSB Projektpartner

VEM ÄR BESTÄLLAREN?

Beställare och kravställare är ofta operativ CFO, Head of Business Control, Business Controller eller operativa chefer som säljchef eller konsultchef.

IT-avdelningen är mer eller mindre inblandad beroende på hur stor organisationen är. Oftast är IT sällan drivande vid köpet eller införandeprojektet utan bistår för att säkerställa drift och access till system och data.

Avsätta tid

Schemat är fullbokat. Vem har tid över för ett systeminförande när du redan har fullt upp och stressen periodvis är hög?

Tyvärr finns det inga genvägar. Införandet av ett nytt budget- och prognosverktyg kommer kräva tid av dig och dina kollegor. En hel del av jobbet som behöver göras kan du inte och vill du inte lägga på någon annan - speciellt inte en extern part. Viktiga områden att avsätta tid och engagemang för är kravställning, kommunikation (mot din leverantör och mot din egen organisation) samt löpande testning under projektets gång. Du behöver inte göra allt själv men någon på din sida behöver ta ansvar för områdena.

Testning är inget som görs en (1) gång. Det behöver göras i flera omgångar för att säkerställa att projektet är på rätt väg. Viktiga områden är att validera utformning och funktion i mallar samt verifiera kvalité på data. Om förändringar behövs i kravbilden är det viktigt att få dessa gjorda så tidigt som möjligt. Ju mer lösningen växer fram desto jobbigare blir det oftast att ändra i den lösningskonfiguration som redan är gjord.

Hantera krav

Kravhantering är en process som skall leda till att du får ett system som uppfyller dina behov. Exempel på ingående aktiviteter är behovsanalys och insamling, prioritering, dokumentation, kvalitetssäkring och godkännande av krav.

Vilka bör vara med i arbetet?
Optimalt vill du i processen involvera och engagera representanter från alla grupper av användare som kommer komma i kontakt med det nya systemet.

Hur prioritera bland kraven?
IT-projekt åker oftast som mest av vägen när de skall inkludera allt. Vår rekommendation är att börja där nyttan är som störst - fokusera på era 1-2 viktigaste processer till en början. Leverera, justera och expandera sedan lösningen vartefter.

Hur förstår vi varandra bäst?
Kommunikation är inte alltid enkelt. Trots bästa intentioner missförstår vi lätt varandra. Vi har av denna anledning valt att arbeta i workshop-format med mindre grupper och gillar att i största möjliga omfattning kommunicera visuellt kring behov och krav.

Ett exempel på detta är att vi tycker om att tidigt fokusera på att prototypa och iterera fram inmatningsmallarna. Det går snabbt och hjälper till att tydliggöra vad vi pratar om. Vi gör detta då vi märkt att det är först när de mallarna blir synliga som många kravställare verkligen engagerar sig och tar ställning till hur de vill jobba. Diskussioner kring dessa öppnar sedan upp många viktiga frågeställningar som driver kravbilden framåt.

Vi hjälper dig!

På pappret är kravhantering enkelt. Berätta vad du vill att systemet skall göra så bockar vi sedan av alla punkter när de är gjorda. När alla krav är avprickade så är sedan systemet klar för leverans. Lätt!

Tyvärr fungerar inte detta i praktiken vilket gör arbetet med kravhantering viktig. Du kan dock luta dig tillbaka - vi äger ansvaret för att det sköts på rätt sätt. Ditt ansvar för att kravhanteringen skall fungera är att vara tillgänglig, ta beslut och kommunicera samt förankra med dina intressegrupper.

Ta nästa steg!

Vanlig utmaningar

Uttrycka behov

Svårighet att uttrycka behov och ta beslut om vilka krav som skall gälla. Anledningar kan vara flera som t.ex. avsaknad av tid, engagemang men också ibland kunskap.

Outtalade krav

Outtalade krav dyker upp. De finns inte i kravspecen vi kommit överens om men kunden tycker att de är självklara och något vi implicit borde förstått att de ville ha.

Krav ändras

Svårighet att frysa kravspecen - 75% in i projektet får vi höra att ”det här måste bara med - annars finns det ingen mening för oss att gå live”.

Data svajjar

Undantag i affärsreglerna uppdagas en bit in i projektet eller referensdata (utläst från t.ex. affärssystem eller BI-system) håller inte önskad kvalité.

Vem bestämmer?

Konflikterande kravställare. Den vi är i kontakt med uttrycker krav som står i kontrast till vad t.ex. dennes chef uttrycker.

Involvera Användarna

Det finns en hel del missnöje med budgetprocessen och värdet den skapar. Men nöjda användare skapas inte av en slump utan det är viktigt att tänka igenom hur ditt nya systemstöd kommer påverka och gynna alla användare. Inte bara controller-gruppen som driver processerna.

Några anledningar vi ser leder till låg användarnöjdhet är när:

  • Användarna inte har fått vara med på tåget. Varken vid urvalet, beslutet eller utformningen av det nya budget- och prognosverktyget. Ingen har klart och tydligt förklarat varför det tas i bruk, hur det skall användas och t.o.m. ibland ATT det skall användas
  • Mallarna inte förankrats med användarna. Risken finns att de hamnar på en detaljeringsgrad som upplevs som alldeles för låg. Konsekvensen blir att tiden rinner iväg för budgetören (”jag har annat viktigt att göra!”) och känslan för vad som är rimliga siffror blir svår att avgöra vilket påverkar precisionen negativt
  • Användarna fått en bristfällig utbildning i det nya verktyget

Om du tappar dina användare och deras förtroende för systemet jobbar du i motvind. Det finns gott om företag som investerat i ett nytt prognos- och budgetverktyg men där det i praktiken mer används som ett ställe att dumpa siffrorna i efter att allt "riktigt" arbete gjorts ute i Excel-arken.

Prata Planacy med oss

Dra nytta av vår kunskap. Håller manuellt och tidsödande arbete tillbaka dig och värdet av er budget- och prognosprocess?

Utforska möjligheterna med oss och se hur du använda smart teknik för att förenkla och automatisera ditt arbete.

Dra nytta av vår kunskap
Håller manuellt och tidsödande arbete tillbaka dig och värdet av er budget- och prognosprocess? Utforska möjligheterna med oss och se hur du kan använda smart teknik för att förenkla och automatisera ditt arbete.

Prata Planacy med oss

MILLNET BI AB
Surbrunnsgatan 44A, 3tr
113 48 Stockholm

KONTAKT
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Tel: +46 8 651 18 00

Millnet BI - Qlik Elite Solution Provider

Se, förstå och agera på dina data

Vi tar fram systemstöd som hjälper dig planera och följa upp din verksamhet på ett inspirerande och effektivt sätt. Vi bygger våra lösningar på Qlik och Planacy - två moderna plattformar för Analys / Rapportering och Budget / Prognos / Planering.