Beslutsstöd. Qlik. Bättre budgetarbete? Ja, det låter jätteintressant, men jag har inte tid. Jag sitter med budgeten nu. Återkom under februari, nej förresten sitter med bokslutet då, hör av dig i april.
Tiden är aldrig rätt. Känner du igen dig?
Många företag och organisationers mellanchefer har vanligen ett stående argument till varför man inte implementerar ett verktyg för beslutsstöd eller för budget & prognos och argumentet är tidsbrist. De har på grund av sin arbetssituation helt enkelt inte tid att avsätta för själva införandet. Vanligen härleds tidsbristen till budgetprocesser och bokslut vilket rent argumentativt är försvarbart men då själva syftet med ett utvecklat beslutsstöd är att spara och frigöra tid förvandlas argumentet istället till en ren paradox.
Att spara tiden som insamling, konsolidering och distribution av information tar samt genom att tillföra en förbättrad analys underlättar genomförandet av korrigeringar i verksamheten baserat på de insikter som uppkommer genom processen. Baserat på det bör om tid saknas för att implementera ett verktyg som på såväl kort som på lång sikt underlättar arbetet ses som ett wake up call. Det är en tydlig signal om att det är i perioderna av stress och press som en bättre lösning för beslutsstöd samt för budget och prognos behövs. Det är i perioderna av tidsbrist som tidsspill och kostnader behöver minimeras och det är då som resultaten och verksamhetsnyttan behöver maximeras.
I min vardag som säljare av planerings- och beslutsstöd återkommer ovan nämnda argument frekvent. Nedan kommer två anynomiserade case baserade på verkligt förda diskussioner.
Case 1
För att göra skillnad i konkurrensen med andra aktörer inom branschen vill företaget arbeta med kontinuerlig uppföljning och verksamhetsanalys avseende faktorer som kundnöjdhet, personaltäthet och dess kopplingar och påverkan på bolagets omsättning och lönsamhet. I dag är det en extremt personberoende och manuellt tidsödande process att ta fram dessa underlag och det finns alldeles för bristfälligt underlag samt avsaknad av tid för att överhuvudtaget kunna göra analyser. Processen ”Fakturering till kund” kräver en omfattande mekanisk och manuell hantering månadsvis i Excel.
En månadsrapport tar cirka tre arbetsdagar per månad i anspråk för en controller samt för ytterligare sju personer två timmar i månaden att skapa motsvarande ca 38 timmar/ månad. På ett år ca 400 timmar med andra ord. Bokslutet tar ungefär tre veckor att sammanställa, fördelat på en controller och en ekonomichef. Den största delen av den tiden går åt till att manuellt hämta in, verifiera samt konsolidera och justera enskilda Excel-ark. Budgetprocessen är distribuerad och går ut på att controllern samt ekonomichefen sätter ramarna för nästa års intäkts- samt kostnadsmål. Därefter matar de åtta verksamhetscheferna in lokala budgetsiffror för intäkter och kostnader i en Excel-mall. Dessa mailas till controller som verifierar, justerar och konsoliderar dessa. Därefter sker en förhandling med styrelsen, varpå nästa års officiella budget fastslås. Denna process tar i anspråk från verksamhetscheferna ca tre dagar vardera alltså ca 196 timmar. Controller och ekonomichef lägger totalt ca fyra veckor vardera per år på detta vilket utgör ca 320 timmar.
Totalt konsumerar detta företag drygt 900 timmar / år på att samla in, verifiera, konsolidera, distribuera och så långt de förmår, analysera verksamhetsinformation. Baserat på en lön inklusive sociala avgifter om 320 kr / timme skulle verksamheten alltså spendera ca 288 000 kr / år i internkostnad för denna process. På 5 år alltså ca 1,5 miljoner kr.
Det här låter ju verkligen intressant, men jag har inte tid just nu…
En lösning som Planacy skulle för detta företag på fem år kosta ca 0,5 miljoner kr. En ”internvinst” på ca 1 miljon kr skulle därför kunna räknas hem. Tid som skulle kunna användas till att analysera och justera verksamheten för att ge ytterligare effektivitet och avkastning.
Case 2
Företaget behöver analysera och trimma sin omsättning och lönsamhet. Några affärsområden går mycket dåligt medan några har extremt bra vinstmarginal. Företaget behöver bättre insikter i hur de olika affärsområdena påverkar helheten. Kan man sälja av ett mindre lönsamt affärsområde och ändå förvänta sig samma höga marginaler på andra affärsområden eller hänger de ihop? I dag är det en extremt manuell och tidsödande process att prognosticera verksamheten. Intäkterna budgeteras och prognostiseras ”top-down” det vill säga av ett fåtal landsbaserade controllers. Detta gör att prognoserna egentligen inte är riktigt detaljavstämda med försäljningsorganisationen.
Kvartalsprognoser läggs fyra gånger om året av de åttio verksamhetscheferna där förväntade kostnader läggs ut, detta gör av med i snitt ca åtta timmar per omgång för hela företaget ca 2560 timmar på årsbasis. Det finns inget stöd i den excel-baserade lösningen som de använder för attester och kommentarer vilket gör att fyra landsbaserade controllers ägnar ca två dagar vardera per omgång åt validering av data, totalt 64 timmar årsvis. Slutligen konsolideras prognoserna och matas manuellt in i företagets koncernkonsolideringsverktyg. Detta är en manuell och repetitiv och ”error prone” process som företaget hävdar kräver en heltidstjänst om 2000 timmar per år.
Totalt konsumerar företaget drygt 4600 timmar om året på att samla in, verifiera, konsolidera, distribuera och så långt de förmår, analysera verksamhetsinformation. Baserat på en lön inklusive sociala avgifter om 320 kr i timmen skulle verksamheten alltså spendera knappt 1,5 miljoner kr/år i internkostnad för denna process. På 5 år alltså ca 7,5 miljoner kr.
Planacy skulle för detta företag på 5 år kosta ca 1,5 miljoner kr. Företaget kan då räkna hem ROI i form av enbart ”internvinst” på ca 6 miljoner kr. Dessutom skulle den sparade tiden kunna användas till att analysera och justera verksamheten för att ge ytterligare effektivitet och avkastning.
Slutsatsen blir således att vi som leverantörer men även våra kunders mellanchefer måste bli bättre på att införliva toppcheferna i processen för att förbättra lösningarna för uppföljning och planering. Stora pengar finns att såväl spara som tjäna.
UPPNÅ MER. Vi hjälper dig se, förstå och agera på dina data.
Vi tar fram systemstöd som hjälper dig planera och följa upp din verksamhet på ett inspirerande och effektivt sätt. Vi bygger våra lösningar på Qlik och Planacy - två moderna plattformar för Analys / Rapportering och Budget / Prognos / Planering.