För att göra skillnad i konkurrensen med andra aktörer inom branschen vill företaget arbeta med kontinuerlig uppföljning och verksamhetsanalys avseende faktorer som kundnöjdhet, personaltäthet och dess kopplingar och påverkan på bolagets omsättning och lönsamhet. I dag är det en extremt personberoende och manuellt tidsödande process att ta fram dessa underlag och det finns alldeles för bristfälligt underlag samt avsaknad av tid för att överhuvudtaget kunna göra analyser. Processen ”Fakturering till kund” kräver en omfattande mekanisk och manuell hantering månadsvis i Excel.

En månadsrapport tar cirka tre arbetsdagar per månad i anspråk för en controller samt för ytterligare sju personer två timmar i månaden att skapa motsvarande ca 38 timmar/ månad. På ett år ca 400 timmar med andra ord. Bokslutet tar ungefär tre veckor att sammanställa, fördelat på en controller och en ekonomichef. Den största delen av den tiden går åt till att manuellt hämta in, verifiera samt konsolidera och justera enskilda Excel-ark. Budgetprocessen är distribuerad och går ut på att controllern samt ekonomichefen sätter ramarna för nästa års intäkts- samt kostnadsmål. Därefter matar de åtta verksamhetscheferna in lokala budgetsiffror för intäkter och kostnader i en Excel-mall. Dessa mailas till controller som verifierar, justerar och konsoliderar dessa. Därefter sker en förhandling med styrelsen, varpå nästa års officiella budget fastslås. Denna process tar i anspråk från verksamhetscheferna ca tre dagar vardera alltså ca 196 timmar. Controller och ekonomichef lägger totalt ca fyra veckor vardera per år på detta vilket utgör ca 320 timmar.

Totalt konsumerar detta företag drygt 900 timmar / år på att samla in, verifiera, konsolidera, distribuera och så långt de förmår, analysera verksamhetsinformation. Baserat på en lön inklusive sociala avgifter om 320 kr / timme skulle verksamheten alltså spendera ca 288 000 kr / år i internkostnad för denna process. På 5 år alltså ca 1,5 miljoner kr.

En lösning som Planacy skulle för detta företag på fem år kosta ca 0,5 miljoner kr. En ”internvinst” på ca 1 miljon kr skulle därför kunna räknas hem. Tid som skulle kunna användas till att analysera och justera verksamheten för att ge ytterligare effektivitet och avkastning.

Företaget behöver analysera och trimma sin omsättning och lönsamhet. Några affärsområden går mycket dåligt medan några har extremt bra vinstmarginal. Företaget behöver bättre insikter i hur de olika affärsområdena påverkar helheten. Kan man sälja av ett mindre lönsamt affärsområde och ändå förvänta sig samma höga marginaler på andra affärsområden eller hänger de ihop? I dag är det en extremt manuell och tidsödande process att prognosticera verksamheten. Intäkterna budgeteras och prognostiseras ”top-down” det vill säga av ett fåtal landsbaserade controllers. Detta gör att prognoserna egentligen inte är riktigt detaljavstämda med försäljningsorganisationen.

Kvartalsprognoser läggs fyra gånger om året av de åttio verksamhetscheferna där förväntade kostnader läggs ut, detta gör av med i snitt ca åtta timmar per omgång för hela företaget ca 2560 timmar på årsbasis. Det finns inget stöd i den excel-baserade lösningen som de använder för attester och kommentarer vilket gör att fyra landsbaserade controllers ägnar ca två dagar vardera per omgång åt validering av data, totalt 64 timmar årsvis. Slutligen konsolideras prognoserna och matas manuellt in i företagets koncernkonsolideringsverktyg. Detta är en manuell och repetitiv och ”error prone” process som företaget hävdar kräver en heltidstjänst om 2000 timmar per år.

Totalt konsumerar företaget drygt 4600 timmar om året på att samla in, verifiera, konsolidera, distribuera och så långt de förmår, analysera verksamhetsinformation. Baserat på en lön inklusive sociala avgifter om 320 kr i timmen skulle verksamheten alltså spendera knappt 1,5 miljoner kr/år i internkostnad för denna process. På 5 år alltså ca 7,5 miljoner kr.

Planacy skulle för detta företag på 5 år kosta ca 1,5 miljoner kr. Företaget kan då räkna hem ROI i form av enbart ”internvinst” på ca 6 miljoner kr. Dessutom skulle den sparade tiden kunna användas till att analysera och justera verksamheten för att ge ytterligare effektivitet och avkastning.