Vad är en budget?
En budget är en framtidsbedömning och ett planeringsinstrument som i siffror speglar organisationens strategi, ambitioner och mål.
Budgeten görs normalt en gång per år och är en aktivitet som skapar delaktighet bland medarbetarna och förtydligar ansvar och roller i organisationen. Samtidigt är det ledningens verktyg för att sätta förväntningar och ramverk för den kommande verksamhetsperioden
Kortfattat är syftet med budgeten att:
- Tillhandahålla en prognos över intäkter och kostnader d.v.s. tillhandahålla en modell över hur verksamheten kommer utvecklas i finansiella termer om strategier, händelser och planer drivs i mål
- Kunna ställa verksamhetens finansiella utfall mot satta prognoser
Ekonomichefer och controllers älskar att sitta isolerat och budgetera i Microsoft Excel då det är både lättanvänt och kraftfullt. Vanliga problem som uppkommer är att:
- fokus hamnar på det manuella arbetet att korrekt hantera siffror och formler istället för att lägga tiden på analys och förståelse av själva budgeten
- det blir svårt att effektivt kunna hantera multidimensionella organisationer när budgetar måste läggas på t.ex. avdelning, kontor, kunder, produkter, perioder och valutor
- det blir svårt få flera medarbetare att samarbeta effektivt kring en delad budget samt efterföljande åtgången tid för validering och konsolidering av data
- det blir svårt att ställa utfall mot plan samt hantera ändrade förutsättningar i globalt satta antaganden
Ovan gör att budgetprocessen blir lidande då den drar ut på tiden och slukar onödiga resurser.
Vad är en prognos?
När en budget väl har satts så är målet att nå (eller helst överträffa!) den satta budgeten. Prognoser används som styrinstrument av ledningen för att säkerställa att organisationen fortfarande är på rätt väg för att uppnå den fastställda budgeten.
Prognosen inkluderar data för de resultat man uppnått till dagens datum samt de förväntade förändringar man tror kommer gälla för satta antaganden resten av budgetperioden. Om prognosen visar på avvikelser mot budgeten så kan ledningen med stöd i prognoserna göra de förändringar som krävs.
Det börjar bli vanligare att gå ifrån kvartalsvisa prognoser till rullande månadsprognoser. Detta ställer krav på snabba och pålitliga prognosgenomgångar. Verkligheten för många organisationer är att denna process är så tids- och resurskrävande att värdet av den förtas av den krävda insatsen.
Vad är skillnaden mellan en budget och en prognos?
|
Budget |
|
| Prognos |
|